De eerste workshop richtte zich op inzicht in ons eigen gedrag en dat van onze collega’s, met als doel; meer begrip voor elkaar en daarmee een effectievere samenwerking. We zijn niet allemaal overal goed in, iedereen heeft zijn eigen krachten en eigen drijfveren. Heel waardevol dus om deze verschillen te begrijpen, te waarderen en te benutten.

De tweede workshop ging over holacracy zelf. We stapten af van de klassieke functiebeschrijvingen en gingen over op rolgebaseerd werken. Met elkaar hebben we ons nieuwe framework gevuld waarin al onze rollen en de daarbij horende verantwoordelijkheden heel helder worden omschreven. Het zorgde voor een duidelijkheid die we voorheen niet hadden.

“Die duidelijkheid zie ik als het grootste voordeel van onze nieuwe manier van werken. Er staat nu heel duidelijk beschreven wat iemands rol is en welke verantwoordelijkheden daarbij horen.” - Edwin van der Velden -

“Ik vind het heel fijn dat je de flexibiliteit hebt. Rollen en de daarbij horende verantwoordelijkheden staan niet voor de komende vijf jaar vast. Dat kan zomaar veranderen als de situatie daarom vraagt. Het voelt voor mij allemaal heel logisch aan, een logische manier van organiseren.” - Inge Nahuis -

Daarnaast heeft elke collega het recht om ‘nee’ te zeggen. Aniek: “Ik vind het mooi om te zien dat mensen zich daar nu ook veilig genoeg voor voelen. Ligt het je niet? Vind je het niet leuk? Of red je het niet naast je andere verantwoordelijkheden? "Er kunnen veel redenen zijn, maar het feit dat mensen nee durven zeggen, vind ik een overwinning!”

Omdat holacracy heel erg gericht is op de output, was de derde workshop juist heel mensgericht. Hoe gaan we met elkaar om? Hoe geven we elkaar feedback en hoe voeren we moeilijke gesprekken?

Frank, ontwikkelaar bij Ecare, vertelt: “Dit vond ik een hele waardevolle workshop. Feedback geven was iets waar wij als team toch moeite mee hadden. Mensen voelden zich toch een beetje ongemakkelijk om elkaar feedback te geven. Het voelde soms alsof je persoonlijke kritiek op elkaar had en misschien deden we het daarom ook te weinig. Nu geven we elkaar veel regelmatiger feedback op elkaars rol en de daarmee samenhangende verantwoordelijkheden. "Dat vind ik heel waardevol, het geeft me de mogelijkheid om mijn werk te verbeteren.”

Edwin vult aan: “Ik had hiervoor de neiging om alleen feedback te geven op zaken waar ik verbetering zag en geen feedback te geven op positieve dingen. Nu weet ik dat mensen dat wel waarderen als ik dat zo nu en dan ook doe. Dat geeft ook meteen een andere lading aan het gesprek als ik dan eens met verbeterpunten kom. Daar heb ik echt van geleerd.”

“Ik ben echt fan van de ‘fuck-up-of-the-month’. We hebben een slack-kanaal waarin we onze fuck-ups met elkaar bespreken en delen. Eens per maand kunnen alle collega’s op de ingezonden fuck-ups stemmen en wordt de ‘winnaar’ gekozen. Zelf heb ik de bokaal ook al een keer gewonnen. Ik zat te veel in de day-to-day business waardoor ik iets te lang heb laten liggen, met helaas een storing tot gevolg. "Gelukkig konden we het snel verhelpen, maar het was een wijze les.” - Frank Bouman -

Toen deze basis stond, zijn we gestart met de vierdaagse werkweek. Uiteraard wilden we de resultaten meten. We kozen voor de volgende metrics met een 0-meting voordat we van start gingen met de vierdaagse werkweek.

• Klanttevredenheid: onze klantentevredenheid mocht niet lijden onder onze pilot. We spraken dan ook af dat deze minstens net zo hoog moest blijven; een 7,4.

• Productiviteit: ook die wilden we minstens net zo hoog houden. Best een uitdaging, als je bedenkt dat we 20% van onze werktijd weg gingen snijden.

• Medewerkerstevredenheid: werkgeluk, daar gaat het allemaal om. Wij meten dat in de vorm van een set aan vragen die resulteren in een Net Promotor Score. Die wilden we natuurlijk liefst omhoog hebben.

• Financieel gezond: uiteraard wilden we onze doelstellingen behalen en een gezonde organisatie zijn.

Benieuwd hoe het verder gaat? In het volgende deel van deze serie nemen we je mee in de resultaten van onze test met de vierdaagse werkweek.